5 maneiras de tornar uma reunião geralmente chata mais emocionante
Torne as reuniões menos chatas para cumprir seu propósito
••• Jose Luis Pelaez Inc / Getty Images
As reuniões são uma parte inevitável do negócio . Você compartilha informações, debate ideias, gera soluções e cria processos e sistemas. O problema é que muitas dessas reuniões são dolorosamente chatas, o que significa que as pessoas que participam têm seus cérebros desligados.
Se as pessoas não estiverem focadas e prestando atenção, a reunião desperdiçará o tempo de todos. Torne as reuniões chatas mais emocionantes (para que elas realizem algo) com estas cinco dicas práticas:
Proibir smartphones
As pessoas vão insistir que devem ter seus telefones – afinal, uma emergência pode ocorrer. O mundo pode acabar durante sua reunião de planejamento trimestral, mas é improvável.
A tecnologia permite que você se concentre no que não está à sua frente – a reunião. Se as pessoas estivessem cara a cara com as que enviaram mensagens de texto durante sua reunião, estariam enviando mensagens de texto para outra pessoa. Os telefones ficam nas mesas .
Sem o telefone, duas coisas acontecem durante uma reunião. Você é forçado a ficar no presente e os intervalos são gastos se comunicando com os outros participantes. As reuniões são mais interessantes quando você converse com seus colegas e conhecê-los. Os telefones são uma barreira para isso.
Preparar, Preparar, Preparar
Reuniões chatas e tediosas ocorrem quando o líder ou moderador chega atrasado , não ter uma agenda , e asas-lo. Uma reunião bem preparada pode ser fascinante e envolvente. Quando o líder tem um plano e um propósito, a reunião será mais interessante. Quando não há direção ou objetivo, a reunião não será interessante.
A outra parte da preparação é melhorar suas habilidades. Você já esteve em reuniões produtivas e interativas e fez você se sentir como se pudesse seguir em frente e realizar grandes coisas. E você participou de reuniões em que tem certeza de que, se adormecesse, ninguém sentiria sua falta e você não perderia nada importante. A diferença é a pessoa que dirige a reunião.
Se suas reuniões são chatas , olhe no espelho. Encontre uma maneira de melhorar. Faça uma aula (seu departamento de RH pode ajudá-lo com sugestões) e peça feedback e mentoria de um colega de trabalho cujas habilidades de reunião você admira. Muita ajuda está disponível se você pedir, e grande parte dela é gratuita.
Todos participam
Se a participação não for necessária, você pode resolver todo o problema por e-mail. É raro que você precise trazer um grupo para transmitir informações. Tópicos como demissões em massa ou uma reestruturação completa da empresa são uma exceção e melhor tratadas por um gerente falando com todos. De outra forma, as reuniões devem ser interativas .
Em um sessão de brainstorming , todos devem falar. Se alguém não estiver falando, chame essa pessoa para contribuir. Os introvertidos podem se sentir desconfortáveis, então faça com que seja o mais livre de pressão possível. Sua cultura de reunião precisa garantir que as ideias de todos sejam incluídas, e os participantes devem saber com antecedência para não serem surpreendidos.
Seja uma reunião de planejamento, uma estabelecimento de metas reunião, ou mesmo uma reunião de relatório trimestral, sempre dê tempo para perguntas e comentários.
Não deixe ninguém dominar
Se você está liderando a reunião , você pode falar mais do que os outros, mas não deixe que uma pessoa domine a conversa. Essa é a fórmula para uma reunião tediosa. Redirecione os comentários e chame pessoas com experiência na área para deter um falador compulsivo.
As pessoas que reservam um tempo para participar de uma reunião, trazendo seu conhecimento e experiência, merecem uma chance de falar e compartilhar suas opiniões. Como líder, você pode aprender a controlar o comportamento que prejudica a reunião.
Aqui está uma maneira educada de parar uma funcionária - vamos chamá-la de Jane - quando ela terminar seu quarto comentário e começar a fazer o quinto: Obrigado, Jane, conhecemos sua posição. Eu gostaria de ouvir o que Karen tem a dizer. E Jim e Bob ainda não tiveram a chance de falar.'
Às vezes, você terá que conversar com as Janes do seu escritório antes de uma reunião para lembrá-las de que o objetivo de se reunir em grupo é compartilhar ideias com todos e, se dominarem, a reunião não será tão bem-sucedida. Discutir esse comportamento imediatamente após a reunião também funciona bem, pois você terá novos exemplos para fornecer.
Faça itens acionáveis
Uma reunião interessante e emocionante termina com coisas que as pessoas podem e devem fazer, seja para promover seus objetivos individuais, os objetivos da empresa ou, idealmente, ambos. Se as pessoas não vão embora sabendo quais são seus próximos passos, então a reunião falhou.
Construir um acompanhamento para a responsabilidade. Pode acontecer em um segundo encontro ou individualmente, mas precisa acontecer. As pessoas vão se desligar se souberem que os itens de ação são todos para exibição.
Faça essas cinco mudanças e as reuniões chatas se tornarão mais emocionantes e produtivas. Quando as pessoas experimentam reuniões interessantes e produtivas, a organização geral se beneficia.