Etapas fáceis para criar um orçamento de projeto

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Gerentes de projeto experientes e aqueles que trabalham em grandes empresas terão software e contadores para ajudá-los a montar os orçamentos dos projetos. Mas e se você não fizer isso? Se você estiver olhando para uma planilha em branco ou um e-mail de seu patrocinador do projeto pedindo para você juntar as finanças do projeto, então este artigo é para você.

Veremos as cinco coisas que você precisa fazer para criar um orçamento básico de projeto.

Use sua lista de tarefas

Primeiro, pegue sua lista de tarefas do projeto. Você também pode ter uma estrutura de divisão de trabalho e, se tiver uma, é melhor usá-la. Mas uma lista de tarefas funcionará desde que cubra de forma abrangente tudo o que você precisa fazer no projeto.

Se você não tiver uma lista de tarefas, é hora de criar uma. Anote tudo o que você precisa fazer e as coisas que precisa construir, fazer ou concluir antes que o projeto possa ser concluído. Não precisa estar em nenhuma ordem específica, mas precisa incluir tudo.

Por fim, nesta etapa, ideias de brainstorm com sua equipe de projeto, pois deve haver algo que você esqueceu. Muitas cabeças pensam melhor do que uma!

Estimar cada componente

Agora percorra sua lista e calcule o preço de cada item. Por exemplo, uma tarefa que diz “configurar reuniões para discutir requisitos” pode envolver a contratação e a contratação, a reserva de salas de reunião ou a compra de recursos necessários, como um projetor ou canetas de flipchart. Há um custo envolvido nisso, então obtenha cotações para o aluguel do seu quarto e outros equipamentos e anote-o.

Faça isso para tudo na lista de tarefas, para que você acabe com um preço para cada item. Algumas tarefas do projeto podem não ter um preço anexado, e tudo bem.

Adicionar orçamentos juntos

Em seguida, adicione todas as suas estimativas. É mais fácil fazer isso se você fizer uma lista de itens em uma planilha, adicionar os custos na próxima coluna e somar a coluna na parte inferior. Deixe a planilha fazer as contas para você! Torna-se sua planilha de orçamento.

É uma boa ideia agrupar seus custos em categorias também, para que você possa ver facilmente para onde está indo a maior parte do dinheiro. Use categorias como 'Início do Projeto', 'Infraestrutura' ou 'Treinamento' – escolha agrupamentos que signifiquem algo no contexto do projeto.

Adicionar Contingência e Impostos

Seria ótimo se você tivesse uma bola de cristal e pudesse prever esses custos com 100% de precisão, mas você provavelmente não se sente confiante em sua capacidade de fazer isso! É aqui que entra a contingência. É um fundo de dinheiro baseado em quão confiante você se sente de ter acertado as estimativas. Não se relaciona a nenhuma tarefa específica. É um “pote de emergência” geral no caso de você errar ou deixar algo de fora por engano.

Se você não sabe quanta contingência adicionar, vá para 10% do total que você criou na Etapa Três. É uma estimativa não científica que muitos gerentes de projeto usam e oferece um pouco de amortecimento em seu orçamento, caso você precise.

Adicione uma linha na sua planilha de orçamento na parte inferior que diz 'Contingência' e especifica a porcentagem que você usou.

Não se esqueça de adicionar qualquer imposto sobre vendas ou outros impostos que ainda não estejam explicitamente incluídos nas estimativas de itens de linha individuais.

Some tudo e esse é o valor final do seu orçamento.

Obter a aprovação

A última coisa a fazer é fazer com que seu gerente ou patrocinador do projeto aprove seu orçamento. Converse com eles sobre como você o monta e quais elementos compõem seu orçamento geral.

É isso! O orçamento de projetos é uma habilidade essencial de gerenciamento de projetos, e este guia o ajudará a criar um orçamento de projeto.