Como desenvolver uma agenda de reunião eficaz
A preparação determina se você alcançará os resultados desejados
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- Desenvolvendo uma Agenda
- Decisões a Tomar
- Identificando participantes
- Reuniões Regularmente Agendadas
- Sua agenda de reuniões
Uma agenda de reunião é uma lista de itens que os participantes esperam realizar em uma reunião. A agenda deve ser distribuída com antecedência mínima de 24 horas para que os participantes tenham a oportunidade de se preparar para a reunião. De preferência, se possível, a agenda deve estar disponível vários dias antes da reunião. Quanto mais tempo seus colegas tiverem disponível para se preparar para uma reunião, maior a probabilidade de eles comparecerem preparados para participar efetivamente.
Desenvolvimento de uma agenda de reuniões
O primeiro passo no desenvolvimento de uma agenda é identificar se outros funcionários são necessários para ajudá-lo a planejar a reunião. Em seguida, decida o que você espera realizar ao realizar a reunião e estabeleça metas para sua reunião . As metas que você definir estabelecerão a estrutura para um plano de reunião eficaz. Certifique-se de que você não planejou mais do que é razoavelmente possível dentro do prazo de sua reunião.
Como disse Stephen Covey em 'Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes', 'Comece com o objetivo em mente.'O objetivo da reunião determinará o foco da reunião, a agenda da reunião e os participantes da reunião.
Em seguida, considere quanto tempo você espera precisar para cada item da agenda. Se a reunião durar uma hora e você tiver cinco itens da agenda, isso lhe dará uma ideia geral do cronograma com o qual você está trabalhando. Isso não significa que cada item da agenda deva ter exatamente 12 minutos, mas os cinco combinados obviamente não podem ter mais tempo do que isso.
Decisões a Tomar
Depois de determinar seu objetivo geral, você ou sua equipe precisam tomar certas decisões. Além do propósito ou objetivo da reunião, inclua também em sua agenda:
- Uma data, hora e local para a reunião
- Participantes necessários na reunião
- Itens para discussão
- A quantidade de tempo que você prevê que o grupo precisará para discutir cada item
- Pré-trabalho para a reunião. Isso incluirá qualquer leitura, documentação , dados, atas de uma reunião anterior ou qualquer outra preparação que tornará sua reunião bem-sucedida. Os documentos relevantes devem ser anexados ao edital e à agenda da reunião quando você os distribuir aos participantes convidados.
Identificando participantes
Depois de decidir que uma reunião é necessária para atingir seu objetivo, você precisa desenvolver uma lista de participantes. Nem todos os funcionários podem ou devem participar de todas as reuniões, mas convidar os participantes certos aumentará sua probabilidade de sucesso. Determine seus participantes fazendo a si mesmo algumas perguntas:
- Quem deve ser o dono da solução que o grupo desenvolve?
- Quem é o dono do processo que o grupo está discutindo?
- Quem precisa saber as informações que você está distribuindo?
- Quem pode fornecer dados e fatos para orientar a tomada de decisão?
- Quem tem experiência ou conhecimento para compartilhar com o grupo?
- Quem deve apoiar a implementação de quaisquer soluções ou tarefas?
- Quem deve fornecer permissão ou recursos para alcançar o resultado da reunião?
- Quem pode se opor à implementação de quaisquer soluções ou direções?
Agendas para Reuniões Regularmente Agendadas
Nem toda reunião precisa de uma agenda personalizada. A maioria dos funcionários tem reuniões agendadas regularmente para seus departamentos ou grupos de trabalho. Você também tem equipes e projetos em que participa.
Um projeto em andamento pode não exigir uma agenda recém-desenvolvida para cada reunião, mas sua equipe será bem atendida adotando uma abordagem padrão para sua reunião. A reunião de funcionários agendada regularmente é dividida em três segmentos, cada um com itens de agenda padrão:
Itens informativos
Escreva quaisquer itens da agenda que sejam informativos para cada reunião. Por exemplo, o gerente atualiza o grupo sobre os resultados da reunião da alta administração.
Itens de ação
Coloque na agenda todos os itens que você espera que o grupo queira revisar em todas as reuniões agendadas regularmente. Por exemplo, o desempenho do orçamento para o período de tempo e a identificação de economias de custos e melhorias contínuas que o grupo planeja alcançar.
Planejamento antecipado
Coloque na agenda todos os itens que o grupo deseja planejar ou preparar com antecedência. Por exemplo, as metas de curto prazo para o próximo mês ou a necessidade de assistência de colegas de trabalho nas próximas tarefas.
Se você seguir essas diretrizes ao desenvolver sua agenda de reuniões, aumentará a probabilidade de que sua reunião seja mais produtiva.
O que incluir na sua agenda de reuniões
Uma agenda para uma reunião agendada regularmente pode ajudar a produzir os resultados que você busca, incluindo alguns itens básicos:
- Aquecimento e saudações. Considere um breve quebra-gelo dependendo da frequência com que o grupo se reúne. Mesmo em uma reunião online, os participantes podem ser bem servido por um quebra-gelo.
- Revise o objetivo, a agenda e os resultados e produtos esperados da reunião.
- Revise, corrija (se necessário) e aprove a ata da reunião anterior.
- Fornecer informações apropriadas departamentais e da empresa que a equipe precisa.
- Revise o progresso em itens de ação, planos de ação e compromissos. Revise o progresso do grupo em relação às metas.
- Discutir e tomar decisões sobre os itens da agenda desta reunião.
- Identifique os próximos passos.
- Identifique o propósito, o resultado e a agenda da próxima reunião.
- Ao final da reunião, o anotador deve revisar os compromissos assumidos pelas pessoas durante a reunião.
- Identifique qualquer assistência necessária de pessoas que não estão no grupo e designe os participantes para fazer contato.
- Determine quem fora da reunião os participantes precisam saber o que e decida como você realizará a comunicação.
- Distribua as atas dentro de 24 horas da reunião ou imediatamente se o anotador as tiver feito eletronicamente.
A linha inferior
Você pode tornar suas reuniões online ou presenciais mais eficazes e mais propensas a produzir os resultados que você busca ao elaborar uma agenda detalhada. A agenda é o resultado de seu pensamento disciplinado sobre os resultados que deseja alcançar. A agenda da reunião é a manifestação externa de seu plano e objetivos.
Fontes do artigo
FranklinCovey. ' Hábito 2: Comece com o fim em mente .' Acesso em 20 de janeiro de 2021.