Recursos Humanos

Como documentar o desempenho do funcionário

Dicas para saber quando, por que, como e o que documentar

Mão selecionando mulher no teclado de retratos

••• Dimitri Otis / Getty Images

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A documentação é crucial para a tomada de decisão adequada

No mundo dos recursos humanos e do emprego, documentação sobre o desempenho de um funcionário pode fazer ou quebrar sua capacidade de disciplina , terminar , ou promover de forma justa, recompensar e reconhecer funcionários .

A documentação é essencial para gerentes e funcionários de RH porque você precisa fazer um esforço sério para registrar todos os eventos no histórico de emprego de seus funcionários - incidentes de desempenho positivos e negativos.

Aqui você encontrará tudo o que os gerentes e a equipe de RH precisam para documentar cuidadosamente o desempenho dos funcionários.

Por que você deve documentar o desempenho dos funcionários

  • A documentação fornece evidências de que questões de desempenho foram discutidas com o funcionário de forma oportuna e concisa.
  • A documentação oferece um histórico da melhoria ou falha do funcionário em melhorar o desempenho ao longo do tempo. É uma descrição cronológica e precisa das ações do funcionário, das ações do gerente e dos eventos à medida que ocorrem.
  • A documentação fornece evidências que apoiam as decisões de gestão a serem tomadas ação desfavorável, como disciplina ou rescisão com um empregado.
  • A documentação oferece prova de que um funcionário merece uma promoção ou oportunidade disponível sobre outros funcionários que também são elegíveis.
  • A documentação fornece evidências para justificar aumentos, reduções salariais ou por que um funcionário não recebeu aumento.
  • No caso de uma ação judicial, a documentação completa e completa protege os interesses do empregador. A documentação pode apoiar as ações da administração em demitir um funcionário malsucedido . Também pode provar que o funcionário foi demitido por motivos legais em oposição a outros como discriminação ilegal .

O que documentar

Os gerentes precisam documentar o desempenho dos funcionários, tanto as contribuições positivas quanto as falhas de desempenho. Eles precisam documentar exatamente o que o funcionário fez e disse e o que o gerente fez e disse em resposta durante a reunião ou conversa.

Você precisa documentar quaisquer acordos feitos durante a conversa, metas definidas , melhorias necessárias e esperadas e o cronograma para melhorias. A documentação também deve conter os compromissos que o gerente faz para auxiliar o funcionário.

Como documentar

A documentação deve ser escrita durante ou imediatamente após a reunião ou conversa com o funcionário. Você nunca deve deixar de anotar a conversa com o funcionário no dia em que realmente aconteceu. Esperar até mais tarde ou no dia seguinte afeta a qualidade da documentação porque ela se baseia no que você lembra.

Um dos piores erros que os gerentes cometem é acreditar que podem reconstruir um histórico de aconselhamento de funcionários conforme necessário. Nenhuma pessoa de RH que tenha qualquer experiência de documentação decente e oportuna é enganada por um registro reconstruído. Os gerentes que reconstroem a partir da memória trazem riscos desnecessários e inaceitáveis ​​para sua empresa porque um histórico inventado não se sustenta em um possível processo judicial.

Você precisa que sua documentação pareça profissional, limpa e organizada. Escreva a documentação como se estivesse falando sobre a história dos acontecimentos para terceiros. Você nunca sabe quem pode ler sua documentação um dia, portanto, certifique-se de que ela reflita seu profissionalismo. (O verso de um guardanapo, envelope ou nota adesiva não se qualifica como documentação profissional.)

Sua documentação deve ir para o novo gerente de um funcionário se o funcionário obtiver um novo emprego – ou você conseguir – em sua organização. Para sua memória e para informar o novo gerente do funcionário, você precisa colocar o nome e o cargo do funcionário, seu nome e cargo e a data completa em cada documento.

Escreva documentação que seja factual, justa, legal, objetiva, completa e consistente. Evite opiniões (Mike é desleixado. Alice é preguiçosa. Tom estava mentindo para mim.), xingamentos, editorialização (John é um idiota. Mark tem um problema de atitude.) e rotulação (Mary é irresponsável. George não é um time). jogador.).

Evite também tentar interpretar o comportamento do funcionário. (Marsha não deve gostar desta tarefa. Paula parece estar em cima de sua cabeça.) Minimize o uso de palavras descritivas como adjetivos e advérbios (lentamente, desleixado, infeliz, mal-humorado, rude). Declare o comportamento e as ações específicas do funcionário, não sua opinião ou interpretação.

Que Documentação Deve Fornecer

Na revisão posterior da documentação, o que é necessário é um registro preciso da conversa. Fique com os fatos e anote apenas o que você disse e o que o funcionário disse. Certifique-se de que sua documentação não seja ambígua e que os fatos sejam corretos. (Em qualquer situação legal potencial, erros em qualquer um dos eventos documentados tornam todo o restante da documentação suspeito.)

Por fim, documente quaisquer acordos, compromissos, cronogramas, melhorias necessárias, pontos de check-in e outros detalhes que possam escapar da memória. Certifique-se de definir uma data e hora para prazos e datas de vencimento para que não ocorram mal-entendidos.

Conheça a política de documentação do seu departamento de RH, que lhe dirá qual documentação precisa ser colocada no arquivo pessoal do funcionário Qualquer documentação de ações disciplinares certamente deve ser incluída.

Onde documentar e armazenar a documentação

Como a documentação sobre os funcionários é confidencial e privada para o funcionário, você precisa cuidar para que qualquer documentação permaneça confidencial para o gerente, RH e, possivelmente, o próximo gerente do funcionário. Assim, não é recomendado colocar a documentação em uma unidade de computador compartilhada. A documentação manuscrita e a documentação de um gerente impressa são melhor mantidas em armazenamento trancado.

A linha inferior

Se você seguir essas diretrizes, quando for ao RH pedir ajuda para disciplinar, demitir ou transferir um funcionário para um emprego com melhor ajuste potencial, O RH irá ajudá-lo a resolver o problema ou melhorar a situação. Quando o RH diz para você documentar, documentar, documentar ou não pode ajudá-lo; você terá que ter todas as suas bases cobertas.

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