Como fazer atas de reuniões

Manter um registro escrito de uma reunião ou conferência no local de trabalho

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• Antes do encontro
• Durante o encontro
• Após o Encontro

Imagem de Bailey Mariner The Balance 2019

Atas de reunião são as notas detalhadas que servem como registro oficial por escrito de uma reunião ou conferência. O pessoa encarregada da reunião geralmente pede a um dos participantes que cuide dessa tarefa. Um dia, esse alguém pode ser você. Embora não seja um trabalho muito difícil, levar minutos é importante. Como as atas das reuniões são um registro oficial do que aconteceu, a precisão é crucial. Você terá que fazer anotações completas da reunião para que as pessoas possam consultar mais tarde, se necessário.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a lidar com essa tarefa com sutileza. Descubra o que fazer antes, durante e depois da reunião para garantir que você faça atas eficazes.

Antes do encontro

• Escolha sua ferramenta de gravação. Você seguirá a velha escola e usará caneta e papel ou seguirá alta tecnologia e usará um laptop, tablet ou smartphone? Verifique com seu chefe se eles preferem que você use um método específico.
• Certifique-se de que sua ferramenta de escolha esteja funcionando e tenha um backup para o caso de a original falhar. Se você trouxer um laptop, por exemplo, tenha caneta e papel à mão também. Você não quer ter que interromper a reunião enquanto procura algo para escrever se o computador travar.
• Ler a agenda da reunião antes do início da reunião. Ele permitirá que você formule um esboço para suas atas. Deixe algum espaço abaixo de cada item e escreva suas anotações lá. Fazer isso tornará seu trabalho um pouco mais fácil, desde que a pessoa que conduz a reunião cumpra a agenda.

Durante o encontro

• Distribua uma folha de presença e certifique-se de que todos se conectem. Você precisará incluir uma lista de todos os participantes na ata oficial da reunião.
• Certifique-se de saber quem é todo mundo. Dessa forma, você poderá identificar quem está falando e registrar corretamente essa informação.
• Observe a hora em que a reunião começa.
• Não tente anotar todos os comentários. Não há problema em incluir apenas as ideias principais. Tenha muito cuidado para não deixar de fora itens com os quais você discorda. Seus preconceitos não devem influenciá-lo. Lembre-se que esta é uma conta oficial, não sua opinião sobre o que aconteceu.
• Anote todas as moções, quem as fez e os resultados das votações, se houver; você não precisa escrever quem apoiou uma moção. É claro que as regras da sua organização podem ser diferentes, portanto, verifique-as primeiro com seu chefe.
• Se as votações em quaisquer moções ou discussões forem adiadas até a próxima reunião, anote isso.
• Registre o horário de término da reunião.

Após o Encontro

• Digite as atas o mais rápido possível após a reunião, enquanto tudo ainda está fresco em sua mente. Se você encontrar um erro nas anotações da reunião ou tiver uma pergunta, poderá esclarecê-la rapidamente conversando com outros participantes.
• Na cópia final da ata, inclua o nome da organização, título do comitê, tipo de reunião (diária, semanal, mensal, anual ou especial) e seu objetivo.
• Dê as vezes que começou e terminou.
• Forneça a lista de participantes e uma nota sobre quem administrou a reunião. Inclua seu nome na lista de participantes e, entre parênteses após seu nome, diga que você fez a ata. Alternativamente, no final do documento, você pode assinar escrevendo 'Respectivamente enviado por', seguido do seu nome.
• Revise os minutos antes de enviá-los. Peça a outra pessoa que compareceu para examiná-los também. Eles poderão informá-lo se você acidentalmente deixou algo de fora.
• Envie-os para a pessoa que conduziu a reunião, a menos que seja instruído a fazer o contrário.