Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS)

Definição de HRIS e descrição de como ele pode ajudá-lo a ter sucesso

Duas mulheres trabalham na aprendizagem do novo Sistema de Informação de Gestão de Recursos Humanos (HRIS)

••• Paul Bradbury/Caiaimage/Getty Images

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Principais considerações em suas opções de HRIS
Funcionalidade das melhores opções de HRIS
Benefícios do HRIS Certo

O Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS) é um software ou solução online para as necessidades de entrada de dados, rastreamento de dados e informações de dados das funções de Recursos Humanos, folha de pagamento, gerenciamento e contabilidade dentro de uma empresa. É útil para todos os processos que você deseja rastrear e dos quais espera coletar dados úteis e propositais.

Normalmente empacotado como um banco de dados, centenas de empresas vendem algum tipo de HRIS e cada HRIS possui recursos diferentes. Escolha seu HRIS cuidadosamente com base nos recursos que você precisa em sua empresa. À medida que o HRIS se tornou cada vez mais sofisticado, a escolha entre os vários sistemas tornou-se suficiente para praticamente paralisar um departamento de RH .

Assistir a uma empresa de tecnologia, onde existem especialistas em computação, passar por três sistemas HRIS diferentes em dez anos antes de finalmente se estabelecer em seu sistema atual, foi uma educação em sua complexidade. Suas capacidades no trabalho e em uso raramente correspondiam ao hype de vendas que motivou a escolha. É por isso que a escolha de um HRIS é uma tarefa importante para uma empresa.

Principais considerações ao analisar suas opções de HRIS

A seleção de um HRIS é uma situação estressante, pois existem tantas opções. Escolher as opções que melhor se adequam às suas necessidades na sua empresa é um desafio. Percorrer as informações fornecidas por cada sistema também é um desafio.

Os vendedores geralmente são vendedores comissionados que podem dizer verbalmente que o sistema atenderá às suas necessidades. Certifique-se de verificar isso com várias fontes, incluindo clientes atuais, grupos de discussão on-line, LinkedIn, outros membros do SHRM e avaliações do Google.

Esses são os outros fatores a serem considerados ao selecionar seu HRIS.

número de empregados

Lembre-se que mesmo que sua empresa seja apenas algumas pessoas hoje, ela pode ter o dobro ou até 10 vezes mais funcionários no futuro, então escolha um sistema que possa crescer com o seu negócio.

Capacidades do sistema

Outro fator-chave que você deve considerar é que muitos HRIS são capazes de realizar apenas parte do que você precisa de automação para realizar. Nesses casos, você deve certificar-se de que os componentes de quaisquer complementos ou sistemas adicionais funcionem perfeitamente juntos. Novamente, não acredite na palavra do vendedor sobre os sistemas trabalhando juntos. Faça sua pesquisa para verificar que eles fazem.

Treinamento e Suporte

Verifique também quais tipos de treinamento e suporte contínuo estão disponíveis para sua equipe. Você também deve garantir que as promessas do consultor de vendas sobre treinamento e acompanhamento após a compra estejam escritas diretamente em seu contrato de compra do HRIS. Além disso, verifique com outras organizações para certificar-se de que a empresa selecionada tenha um histórico de suporte contínuo e útil. Muitos não.

Funcionalidade esperada das melhores opções de HRIS

Normalmente, os melhores Sistemas de Informação de Recursos Humanos (HRIS) fornecem em geral:

Gerenciamento de todas as informações dos funcionários:

Dados como nomes, cargos, endereços e salários são um começo básico. Histórico de salários e cargos, estruturas de relatórios, históricos de avaliação de desempenho e outras informações críticas de funcionários.

Documentos relacionados à empresa:

Isso inclui itens como manuais do funcionário, procedimentos de evacuação de emergência e orientações de segurança.

Administração de benefícios:

Você desejará administração de benefícios, incluindo inscrição, alterações de status e atualização de informações pessoais. Em um sistema ideal, você pode permitir que os funcionários pesquisem e revisem suas próprias informações, incluindo o rastreamento de férias.

Integração completa com folha de pagamento:

Esta integração incluirá também outros software financeiro da empresa e sistemas de contabilidade . Quando eles estão conectados, você pode garantir que os contracheques estejam corretos. Nunca há uma desconexão entre o que é a taxa de pagamento oficial e as informações que a folha de pagamento possui. Se os sistemas não se integram, é fácil atualizar um salário em um sistema e não no outro.

Acompanhamento de candidatos e gerenciamento de currículos:

Quando seu sistema está perfeito, o recrutador pode clicar em um botão contratado e todas as informações do candidato é transferido para o empregado lado das coisas. Isso economiza muito tempo porque sua entrada de dados e papelada praticamente desaparecem.

Se um candidato inserir suas próprias informações ao se inscrever, você poderá garantir a precisão. Se a carta de oferta é gerado a partir do mesmo sistema que o sistema de folha de pagamento, o salário corresponderá perfeitamente e não há mal-entendidos.

Planos de desenvolvimento de desempenho:

Não basta ter planos se eles estiverem registrados em um sistema central, então eles podem facilmente acompanhar o funcionário de cargo em cargo. A liderança sênior pode executar relatórios para ver onde as pessoas estão e o que seus gerentes individuais estão planejando em termos de planejamento sucessório para seu futuro .

Ações disciplinares:

É importante acompanhar quem foi suspenso, rebaixado ou teve outras ações negativas tomadas contra eles, mesmo depois que o funcionário deixa sua organização. Quando uma empresa liga e pede uma referência de ex-funcionário , é fácil para um administrador do departamento de RH procurar e informar se a pessoa está ou não qualificada para recontratação.

Registros de treinamento:

Isso é especialmente crítico em uma empresa onde são necessárias certificações e licenças. Em outras empresas, os registros de treinamento podem não ter esse nível de importância, mas você ainda pode achar que ter as informações é útil à medida que desenvolve seus funcionários, um fator-chave que eles desejam do trabalho.

Em resumo, o SIRH que atende de forma mais eficaz as empresas rastreia essas informações:

comparecimento e PTO usar,
aumentos salariais e história,
notas de pagamento e cargos ocupados,
planos de desenvolvimento de desempenho ,
treinamento recebido,
ação disciplinar recebido,
informações pessoais de funcionários e, ocasionalmente,
gerência e funcionário chave planos de sucessão ,
funcionário de alto potencial identificação, e
rastreamento de candidatos, entrevistas e seleção.

Benefícios do HRIS Certo

Um HRIS eficaz fornece informações sobre praticamente tudo o que a empresa precisa para rastrear e analisar sobre seus funcionários, ex-funcionários e candidatos. Sua empresa precisará selecionar um Sistema de Informação de Recursos Humanos e personalizá-lo para atender às suas necessidades. Se sua empresa está em um caminho de crescimento, escolha um sistema que possa crescer com você.

É bastante barato implementar um HRIS básico, mas certifique-se de que o que você implementar atenda às necessidades reais da sua empresa. Você quer ser capaz de executar relatórios de rotatividade? Postar organogramas? Permitir que os gerentes acessem eletronicamente avaliações de desempenho anteriores? Você quer que tudo seja feito pelo departamento de RH ou gostaria que os próprios gerentes acessassem e inserissem as informações?

Com um HRIS apropriado, a equipe de Recursos Humanos permite que os funcionários façam suas próprias atualizações de benefícios e mudanças de endereço, liberar a equipe de RH para funções mais estratégicas . Além disso, os dados necessários para gerenciamento de funcionários, desenvolvimento de conhecimento, crescimento e desenvolvimento de carreira e igualdade de tratamento são facilitados.

Finalmente, gerentes podem acessar as informações de que precisam para apoiar legal, ética e efetivamente o sucesso de seus funcionários informantes. Eles podem executar seus próprios relatórios e inserir planos no sistema para ajudar na sucessão.