A Importância da Documentação em Recursos Humanos
A documentação irá atendê-lo bem, legalmente e eticamente
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ÍndiceExpandirÍndice- Documentação sobre um registro
- Tipos de Documentação
- Uso de Documentação
- Amostras de Documentação de Desempenho
- Documentando Atrasos e Absenteísmo
- Documentando o desempenho
Documentação é o registro escrito e retido de um funcionário emprego eventos. Esses registros são compostos por elementos governamentais e legais, documentos exigidos pela política e prática da empresa, documentos sugeridos pelas melhores práticas de recursos humanos e manutenção de registros formais e informais sobre eventos de emprego.
Documentação sobre um registro de emprego
O registro de documentação de um funcionário é um relato escrito de suas ações, discussões, coaching de desempenho incidentes, violações de políticas testemunhadas, ações disciplinares, contribuições positivas, recompensa e reconhecimento, investigações, falha em cumprir requisitos e metas, avaliação de desempenho , e mais.
Pense na documentação de emprego como seu histórico de relacionamento de um funcionário com sua organização – para o bem e para o mal.
A manutenção desses registros permite que o empregador e o empregado preservem um histórico escrito dos acontecimentos e discussões que ocorreram em torno de qualquer evento específico. A documentação do vínculo empregatício fornece um registro escrito que pode ser necessário para apoiar tais ações como promoção , funcionário aumentos salariais , e ação disciplinar -Incluindo rescisão de contrato de trabalho .
A documentação sobre os funcionários, quando necessária, geralmente é positiva e negativa. É factual, não julgador. Ele descreve os eventos à medida que eles ocorrem, não com base nas opiniões e pensamentos do observador sobre o evento. A documentação também descreve as ações que foram tomadas em casos notáveis, como fornecer reconhecimento formal aos funcionários ou tomar medidas disciplinares.
Lembre-se de que você precisa criar a documentação o mais próximo possível da ocorrência do incidente, para que os registros sejam oportunos, detalhados e precisos.
Em um processo legal, a documentação sobre o desempenho passado de um funcionário geralmente é fundamental para o resultado que o empregador experimenta com o evento. O objetivo é apresentar uma imagem justa do desempenho do funcionário sem se concentrar apenas nos acontecimentos negativos.
Tipos de Documentação
Políticas, procedimentos, o manual do funcionário , e planos de desenvolvimento de desempenho também são formas de documentação que registram comportamento esperado do funcionário e requisitos do local de trabalho para manter um local de trabalho ordenado e justo, no qual os funcionários saibam o que se espera deles.
Os registros também são as declarações escritas do acusado, do acusador e de testemunhas de eventos hostis no local de trabalho que envolvem má conduta de funcionários, como assédio sexual ou outra transgressão grave.
Esta documentação também inclui registros permanentes, como o pedido de emprego assinado, referências de emprego , materiais de inscrição, como currículos e cartas de apresentação, e verificações de antecedentes. Mantido à parte do arquivo pessoal do empregado , outros documentos como o formulário I-9 (que verifica a elegibilidade do funcionário para trabalhar nos EUA) também é mantido, assim como os registros médicos, Registros FMLA , e assim por diante.
A documentação também pode ser informal, como no registro de um gerente de suas discussões com um funcionário ao longo de um ano. É importante que gerentes manter esta documentação em todos os membros de sua equipe de relatórios. Nenhum funcionário deve ser destacado por causa do desempenho na documentação. Este tratamento de um funcionário de forma diferente dos outros pode ser interpretado como discriminação posteriormente.
A documentação pode ser formal e retida no arquivo pessoal . Espera-se que os funcionários assinem esta documentação para reconhecer que receberam uma cópia e revisaram o conteúdo em sua totalidade. A assinatura do funcionário não significa concordância com as declarações da documentação.
Uso de Documentação
A documentação de incidentes críticos, sejam eles positivos ou negativos, também é recomendada para que os gerentes tenham um registro do desempenho dos funcionários durante um período de tempo.
As organizações podem usar a documentação que mantêm de outras maneiras. Estes podem incluir procedimentos, instruções de trabalho e instruções de software de computador, para citar alguns, mas para fins da função de recursos humanos, esses são os usos comuns da documentação. A próxima seção descreve instruções sobre como documentar adequadamente .
Amostras de Documentação de Desempenho
A documentação sobre o desempenho de um funcionário permitirá que você disciplina , terminar , ou promover de forma justa, recompensar e reconhecer funcionários. Sem documentação, justificar qualquer uma dessas ações é difícil e potencialmente arriscado para o empregador.
O empregador deve evitar quaisquer acusações potenciais sobre o tratamento discriminatório dos funcionários . Deixando de lado todas as legalidades, bons empregadores querem criar um ambiente de trabalho justo, consistente e que apoie as metas dos funcionários e os planos de carreira.
Esse ambiente é apoiado pela documentação profissional do gerente sobre o desempenho do funcionário — tanto o comportamento elogioso quanto as ações que precisam ser corrigidas ou aprimoradas. Como documentá-los foi discutido anteriormente em detalhes. As situações a seguir fornecem mais exemplos de documentação apropriada.
Documentando Atrasos e Absenteísmo
Errado:
Mark geralmente está atrasado para o trabalho. Mark perde muito trabalho.
Direito:
1º de abril: Mark ficou doente e perdeu oito horas de trabalho.
4 de abril: Mark chegou ao trabalho às 10h, duas horas atrasado em relação ao horário de início programado.
6 de abril: Mark marcou uma consulta médica e depois ficou em casa para instalar um novo forno.
12 de abril: Mark ficou doente e perdeu oito horas de trabalho.
Documentando o desempenho
Errado:
Maria não é confiável. Ela quase nunca faz o que se comprometeu a fazer.
Direito:
2 de maio: Mary prometeu que o primeiro rascunho da proposta do produto estaria disponível para revisão na reunião semanal de hoje. Mary não produziu um rascunho de documento como esperado. Disse que ela estava muito ocupada e as pessoas cuja ajuda ela precisava não tinha voltado com ela.
O gerente respondeu: De que ajuda você precisava? Em formação? Quem não voltou para você e o que você precisava deles?
Carl e Michael precisavam atualizar Mary sobre seu progresso.
O que está deixando você tão ocupado que você não teve tempo de cumprir seu compromisso? Assume muitos compromissos com horários limitados para cumpri-los.
O que eu posso fazer para te ajudar?
Quando você disponibilizará o rascunho do documento para revisão?
Para concluir
Esses exemplos fornecem uma visão geral de como é a documentação efetiva versus a documentação que está escrita incorretamente. Siga este conselho para documentar políticas, desempenho e eventos de forma eficaz e legal em seu local de trabalho.
Observe que as informações fornecidas, embora autorizadas, não são garantidas quanto à exatidão e legalidade. O site é lido por uma audiência mundial e leis trabalhistas e os regulamentos variam de estado para estado e de país para país. Por favor procure assistência jurídica , ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que sua interpretação e decisões legais sejam corretas para sua localização. Esta informação é para orientação, ideias e assistência.