Visão geral de arquivos pessoais e política de arquivos de amostra

Aqui está o que você precisa saber sobre o conteúdo dos arquivos pessoais

••• Cultura RM/Julian Love/Collection Mix: Subjects/Getty Images

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• Tipos de arquivos pessoais
• Acesso do funcionário aos arquivos pessoais
• Amostra de Política de Arquivo Pessoal
• Política de Amostra sobre Arquivos de Pessoal

Um arquivo pessoal é um arquivo salvo pelos empregadores documentação da história e status de todo relação de emprego com um funcionário individual. O empregador mantém essa documentação de emprego em um arquivo pessoal por três motivos.

• Como empregador, você deseja ter informações precisas à mão e organizadas quando precisar acessar as informações por qualquer motivo. Mudanças nos contatos de emergência, endereços de funcionários, acompanhamento de avaliações de desempenho , cartas disciplinares , reconhecimento dos funcionários e materiais de candidatura a emprego são exemplos dos tipos de informações que o empregador desejará poder acessar rapidamente.
• O empregador precisa reter documentação sobre questões de pessoal tal como seleção de funcionários , desempenho, histórico de trabalho, justificativa de remuneração e aplicativos de promoção interna , para citar apenas alguns. Um EEOC reclamação, uma ação judicial ou mesmo a necessidade de justificar a falta de um aumento ou promoção a um empregado exigem que o empregador tenha coletou e reteve esse tipo de documentação de funcionários .
• Alguns registros de funcionários são exigidos pelos governos federal ou estadual para os empregadores manterem. Organizar as informações do funcionário em um arquivo pessoal faz sentido para acesso e conformidade legal e prontidão.

Tipos de arquivos pessoais

Um empregador geralmente mantém vários tipos de arquivos pessoais, para uso comercial, para confidencialidade de funcionários, para privacidade médica, e para conformidade legal . Não existe nenhuma lei que diga quantos arquivos um empregador é obrigado a manter— algumas leis cobrem o acesso de funcionários a arquivos e outras práticas relacionadas a arquivos de pessoal.

No entanto, existem muitas leis e práticas recomendadas de pessoal para a confidencialidade dos funcionários que regem o conteúdo dos arquivos pessoais e quem tem acesso a essas informações. Esses são os arquivos pessoais que a maioria dos empregadores nos EUA mantém. (As leis e práticas mundiais podem diferir.)

• Arquivo Pessoal : Este é o arquivo principal do funcionário que contém o histórico da relação de trabalho.
• Arquivo de folha de pagamento : Você deseja manter um arquivo separado para todas as questões de folha de pagamento relacionadas a salários e benefícios. Você não quer dar à sua equipe de folha de pagamento acesso a informações pessoais.
• Arquivo Médico do Funcionário : A Lei federal de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde de 1996 (HIPAA) exige que os empregadores protejam os registros médicos dos funcionários como confidenciais. Muitos empregadores mantêm esses arquivos trancados em uma gaveta de arquivos em um armário trancado.
• I-9 Formulários de Funcionários : Você precisa manter um arquivo separado para todos os funcionários (não por funcionário) Formulários I-9 já que você não quer que funcionários do governo, que estão autorizados a verificar esses formulários em várias circunstâncias, examinem seus arquivos pessoais de funcionários principais e confidenciais.

Acesso do funcionário aos arquivos pessoais

Os funcionários têm permissão para acessar seus arquivos pessoais de funcionários sob a orientação e supervisão da equipe de Recursos Humanos. Os arquivos de pessoal dos funcionários são considerados propriedade do empregador quem tem a responsabilidade de mantê-los e protegê-los .

Amostra de Política de Arquivo Pessoal

A seguir está um exemplo de política de arquivo pessoal para uso em sua empresa. Ele discute os vários arquivos recomendados e quem deve ter acesso a cada arquivo.

Política de Amostra sobre Arquivos de Pessoal

A Empresa mantém três arquivos de funcionários para cada funcionário.

Arquivos de Pessoal

PARA arquivo pessoal é mantido para cada funcionário de (Nome da sua empresa). Esses arquivos de pessoal contêm documentos confidenciais e são gerenciados e mantidos pela equipe de Recursos Humanos.

O acesso a esse arquivo é limitado à equipe de RH e pressupõe que o gerente de cada funcionário mantenha seu próprio arquivo com documentos relevantes para o desempenho do trabalho do funcionário.

Documentos típicos em um arquivo pessoal incluem o pedido de emprego , um formulário de contato de emergência familiar, histórico documentado de ação disciplinar, um resumo, manual do funcionário e à vontade folhas de assinatura do empregador, informações pessoais atuais, e avaliações de desempenho escritas .

Nem todos os arquivos de pessoal contêm os mesmos documentos, mas cada arquivo de pessoal tem alguns documentos iguais.

Arquivos de folha de pagamento

Arquivos de folha de pagamento também são mantidos; os arquivos de folha de pagamento contêm um histórico dos cargos, departamentos, alterações de remuneração do funcionário e assim por diante. O acesso ao arquivo da folha de pagamento é limitado ao pessoal apropriado de contabilidade e RH.

Arquivo Médico do Funcionário

Um arquivo médico do empregado também é mantido. O conteúdo do arquivo médico não está disponível para ninguém, exceto para o pessoal designado de Recursos Humanos e para o funcionário cujos registros são mantidos no arquivo. Em Your Company Name), os arquivos médicos recebem o mais alto grau de armazenamento seguro e confidencialidade.

Visualizando Arquivos de Funcionários

Um funcionário pode visualizar seu arquivo pessoal entrando em contato com um funcionário de Recursos Humanos durante o horário comercial normal. A equipe de RH agendará um compromisso durante o qual o funcionário poderá visualizar o conteúdo de seu arquivo. Nenhum funcionário pode alterar ou remover qualquer documento de seu arquivo pessoal que deva ser visto na presença de um funcionário de RH.

Dúvidas ou Preocupações sobre o Conteúdo e Acesso ao Arquivo Pessoal

Se você tiver dúvidas ou preocupações sobre o conteúdo dos arquivos recomendados ou sua capacidade de acessá-los, entre em contato com um membro da equipe de RH,

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