Os papéis e responsabilidades de um líder de reunião
É improvável que as reuniões sejam eficazes sem um bom líder
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ÍndiceExpandirÍndiceO líder da reunião é o funcionário que está responsável por planejar, organizar, gerenciar os detalhes sobre, e convidando os participantes para uma reunião. Ele ou ela é o funcionário responsável e responsável pela andamento da reunião real . Eles tomam ações específicas antes, durante e depois da reunião para garantir que a reunião atinja seus objetivos com sucesso.
O que é um líder de reunião?
O líder da reunião é fundamental na tornando as reuniões e equipes bem-sucedidas . Em algumas reuniões, o líder já é o chefe do departamento, o líder da equipe ou a pessoa indicada pela alta administração para liderar uma iniciativa. Esses funcionários foram selecionados para seu papel de liderança por causa de suas habilidades percebidas como gerente ou líder.
Outras vezes, um funcionário pode emergir como o líder naturalmente. Esses líderes são funcionários que outros funcionários procuram e respeito. Em outras ocasiões, uma equipe pode decidir alternar o papel de liderança entre todos os membros. Isso permite que todos os membros da equipe continuem a desenvolver suas habilidades como líderes de reuniões e na criação de reuniões bem-sucedidas em geral.
Responsabilidades do Líder da Reunião
Aqui estão algumas das principais responsabilidades de um líder de reunião.
- O líder da reunião determina a meta, tarefa ou propósito que deve ser alcançado na reunião. Isso geralmente é uma atribuição ou parte da descrição do trabalho do líder.
- O líder da reunião decide se uma reunião é o melhor método possível para obter a meta ou propósito ou alcançar o resultado desejado. Responda à pergunta: é necessária uma reunião?
- O líder da reunião determina quem precisa ajudar a planejar a reunião.
- O líder da reunião decide agenda da reunião . (Em reuniões em andamento, essa tarefa é realizada no final da reunião atual.)
- O líder da reunião determina a data, hora e local com mais frequência usando um calendário organizacional compartilhado.
- O líder da reunião reúne pré-trabalho, como leitura, informações financeiras, histórico, atas de reunião de equipe relacionadas e assim por diante.
- O líder da reunião convida os participantes e distribui tarefas e pré-trabalhos, permitindo o máximo de tempo possível para que os participantes venham preparados para a reunião.
- O líder da reunião garante que a reunião tenha um gravador ou anotador de minutos para documentar o processo e quaisquer compromissos, itens de ação ou decisões. Ela também nomeia um cronometrista quando necessário para a condução ordenada de uma reunião.
- O líder da reunião pode use um quebra-gelo para aquecer os participantes e criar um ambiente no qual os participantes da reunião se sintam à vontade para se comunicar e trocar ideias e informações.
- O líder da reunião chega cedo e conduz a reunião mantendo-o em dia e envolvendo todos os participantes para que cada um sinta que sua presença foi essencial na reunião. Isso garante sua participação na próxima reunião
- O líder da reunião apimenta a reunião da empresa para que os participantes não se sintam aborrecidos e aborrecidos. Seja usando quebra-gelos, humor ou exemplos divertidos, nenhuma reunião deve terminar sem uma risada.
- O líder da reunião garante que as próximas etapas e itens de ação sejam atribuídos e tratados.
- O líder da reunião analisa a reunião e planeja a agenda para a próxima reunião.
- O líder da reunião acompanha os participantes entre as reuniões para garantir que os itens de ação estejam no caminho certo e para oferecer assistência e/ou recursos se o voluntário estiver com problemas.
Funções adicionais de líder
O líder da reunião assume essas responsabilidades, mas também tem funções relacionadas com a comunicação , relatórios e desempenho de colegas de equipe .
Todo membro de uma equipe ou reunião multifuncional tem a obrigação de manter seu departamento ou função informado sobre as atividades e o progresso de uma reunião ou equipe em andamento. Eles também têm a responsabilidade de buscar informações de colegas de trabalho que não estão na equipe ou na reunião. Nem todos os funcionários podem participar de todas as reuniões.
Se um participante da reunião estiver tendo um desempenho ineficaz na reunião, o líder tem a responsabilidade de corrigir o comportamento por meio de técnicas eficazes de líder de reunião durante a reunião e coaching eficaz fora da reunião . Um participante da reunião que monopoliza a reunião com suas opiniões ou critica outros membros por suas opiniões deve ser corrigido antes que o indivíduo sabote o sucesso da reunião.
A linha inferior
Um líder de reunião eficaz não garante que um projeto ou equipe seja bem-sucedido, mas é um fator-chave que contribui para o sucesso de projetos, departamentos, reuniões ou equipes.