As 10 principais maneiras de tornar uma reunião remota eficaz

Use estas dicas para melhorar suas reuniões remotas

Antes da crise do coronavírus, as empresas decidiam por conta própria se queriam funcionários para trabalhar remotamente ou ter um requisito de frequência de escritório em tempo integral. De repente, o mundo virou de cabeça para baixo e a maioria das empresas foi obrigada a mudar e se adaptar a um modelo de trabalho remoto.

No entanto, mesmo quando os pedidos de permanência em casa chegarem ao fim, saber como conduzir uma reunião remota com eficiência ainda será uma grande habilidade a se possuir. Também é provável que essa experiência de trabalho remoto – pelo menos parte, se não o tempo todo – tenha conquistado alguns adeptos. Aqui estão 10 maneiras de ajudá-lo a tornar suas reuniões remotas mais eficazes.

Você precisa de ótimas ferramentas de tecnologia

Quando você trabalha dentro de um cultura traga seu próprio dispositivo (BYOD), as pessoas terão uma variedade de sistemas e capacidades. Seus funcionários, no entanto, podem não ter o que precisam para participar de uma videoconferência bem-sucedida. Considere padronizar laptops ou, pelo menos, definir um padrão mínimo para que a videoconferência seja clara e eficaz.

Você vai querer ter vários tipos de tecnologia que são acordados para reuniões remotas para que os funcionários se tornem eficientes e experientes. Isso também pode significar investir em fones de ouvido de qualidade, que podem ajudar a bloquear o ruído de fundo e evitar o feedback de outras pessoas na videochamada.

Atenha-se aos princípios básicos de reuniões bem-sucedidas para reuniões remotas

Conversas paralelas e bate-papo antes de uma reunião cara a cara são comuns, mas nem sempre funcionam tão bem em situações virtuais. Os especialistas em reuniões Bob Frisch e Cary Greene sugerem ter uma estrutura formal, um facilitador designado, uma agenda e estabelecer limites de tempo para manter sua reunião virtual funcionando sem problemas.

Como em qualquer reunião bem-sucedida , você também precisará ser franco sobre o motivo da convocação, o objetivo e como espera que a decisão, o resultado ou os resultados sejam depois.

Não subestime o fator de socialização

Existem várias razões pelas quais os funcionários remotos podem querer realizar reuniões: compartilhar informações, soluções de brainstorming, coordenar atividades e, geralmente, construir a equipe. Mas uma razão importante para realizar uma reunião remota é a socialização. Equipes localizadas remotamente precisam construir laços sociais para trabalhar melhor em conjunto. Neste momento, você pode precisar realizar mais reuniões do que em tempos 'normais' porque muitas pessoas estão se sentindo isoladas e desconectadas umas das outras.

“Quanto mais você puder construir um senso de comunidade agora, melhor para a saúde emocional e o desempenho no trabalho de todos”, diz autor e o executivo da agência digital Howard Tiersky. 'Uma reunião bem conduzida pode realmente ser um ponto positivo em um dia triste e deprimente.'

Um quebra-gelo ou atividade virtual também ajudará você a iniciar a reunião remota com uma nota positiva e incentivará uma transição sensata para o tópico principal melhor do que conversas ociosas. Mesmo um quebra-gelo divertido ajuda aquecer a conversa do grupo.

Silenciar quando necessário

Ruídos de fundo, como pessoas fazendo anotações em seus laptops, adicionam um tremendo ruído a uma reunião virtual. Lembre os participantes de silenciar se estiverem digitando (a menos que estejam falando) ou se houver outros ruídos em segundo plano, como crianças, TVs, trânsito e animais de estimação.

Compartilhe suas reações

Mesmo que você possa ver os membros de sua equipe, quanto mais pessoas houver na reunião remota, menos você poderá ver as dicas faciais uns dos outros e ler a linguagem corporal. componentes essenciais da comunicação em tal ambiente. Isso pode levar a uma experiência desconfortável.

Com as pessoas no mudo, em conjunto com a falta de linguagem corporal e o constrangimento geral da situação de reunião remota, você pode ter problemas para dizer como as pessoas estão respondendo.

Se alguém fizer uma piada, diga em voz alta: 'Isso é engraçado porque eles podem não ver seu sorriso ou ouvir sua risada.

Tenha um código de vestimenta para reuniões remotas

Trabalhar em casa geralmente contribui para um dia de trabalho mais relaxado, mas algumas pessoas levam a moderação longe demais. Por exemplo, um juiz na Flórida teve que lembrar os advogados de sair da cama para audiências virtuais e vestir roupas normais. Certifique-se de que seus funcionários conheçam o negócio expectativas para seus trajes de negócios .

Dê a todos os participantes a chance de falar

Em uma reunião regular, você pode esperar que as pessoas falem quando necessário. Devido à falta de pistas sociais e ao silêncio recomendado, as pessoas podem ter dificuldade em dizer o que precisam dizer. O facilitador ou líder da reunião deve perguntar às pessoas especificamente para falar ou dar a todos os participantes a chance de fornecer feedback ou compartilhar ideias.

Em uma reunião remota, alguns funcionários ficam mais à vontade para falar e você não quer permitir que ninguém domine. Portanto, o facilitador pode querer chamar as pessoas pelo nome para permitir que cada membro da equipe se comunique.

Faça uso da função de bate-papo e dos recursos de vídeo da ferramenta

Se sua ferramenta de reunião virtual tiver uma função de bate-papo, diga às pessoas para usá-la. A janela de bate-papo é um local valioso para anotar ideias importantes e fazer perguntas sem interromper o apresentador.

Você também pode pedir aos participantes da reunião remota que ativem o componente de vídeo da ferramenta ou laptop. Essa é uma maneira útil de ajudar as pessoas a permanecerem na tarefa e a participar efetivamente de uma reunião remota.

Se você puder se ver, saberá se seu colega de trabalho está ou não envolvido na reunião. Se você usar o contato visual, peça aos participantes que se sentem em uma área de sua casa que seja serena e não distraia visualmente.

Não tenha medo de resolver os problemas difíceis durante uma reunião remota

Como Frisch e Greene, da Harvard Business Review, aludem, pode ser tentador apenas sugerir que todos esperem até que estejam de volta ao escritório para resolver certos problemas urgentes. Mas você precisa abordar os tópicos de preocupação de hoje agora. Adiar os problemas permite que eles acelerar , o que é contraproducente para o sucesso do negócio.

Trate as pessoas com gentileza e respeito

Embora as pessoas tendam a ser mais autoconscientes diante da câmera do que em conversas cara a cara, mostrar cortesia é sempre um bom conselho para qualquer forma de reunião. Não critique as pessoas por sua iluminação, posicionamento da câmera ou outro problema visual durante a reunião. A hora de corrigir essas coisas é antes da reunião, um a um.

A linha inferior

Espero que essas dicas ajudem suas reuniões remotas a se tornarem mais eficazes e valiosas. Eles não devem servir apenas como uma ferramenta para ajudar seus funcionários a se sentirem mais à vontade sentados em frente a uma câmera e participar, mas também fortalecer sua capacidade de conduzir e gerenciar o fluxo da conversa. E, como muitos desafios de trabalho anteriores, suas reuniões virtuais melhorarão com tempo, prática, persistência e paciência.

Fontes do artigo

1. Harvard Business Review. ' O que é preciso para realizar uma ótima reunião virtual .' Acesso em 22 de abril de 2020.

2. Mergulho de RH. ' Interaja intencionalmente: como o RH pode incentivar reuniões online eficazes .' Acesso em 22 de abril de 2020.

3. Inc. ' O pedido de um juiz destaca por que você precisa de um código de vestimenta para teletrabalho .' Acesso em 22 de abril de 2020.